Statuto

E’ costituita, tra tutti gli utenti dei prodotti Ex Libris residenti sul territorio italiano o che utilizzano i prodotti in lingua italiana, una Associazione non riconosciuta denominata ITALE. La sede legale dell'Associazione coincide con la sede di servizio del Presidente pro-tempore.

L'Associazione si propone di favorire la realizzazione di servizi bibliotecari innovativi e l'applicazione di moderne tecnologie dell'informazione, attraverso gli strumenti offerti dalla automazione bibliotecaria e dall'utilizzo di supporti informatici, allo scopo di migliorare la fruibilità del patrimonio bibliografico.

A tal fine l'Associazione provvede:

• a svolgere funzioni di coordinamento tra gli associati per gli aspetti concernenti le politiche di sviluppo nell'applicazione di nuove tecnologie informatiche alle biblioteche ed ai servizi di informazione nel settore bibliotecnico;
• alla diffusione diretta di nuove tecnologie nei sistemi bibliotecari dei soggetti aderenti all'Associazione;
• alla diffusione diretta tra gli associati delle informazioni detenute dai sistemi bibliotecari dei soggetti aderenti all'Associazione attraverso la creazione di reti nazionali;
• a stabilire, fra gli aderenti all'Associazione, norme comuni di comportamento per la gestione dei servizi di prestito interbibliotecario, nel rispetto dell'autonomia delle norme di erogazione di tale servizio da parte delle singole istituzioni;
• ad associare i soggetti che vi aderiscano al fine di consentire la partecipazione diretta dell'Associazione a comitati nazionali, internazionali e comunitari;
• a gestire la fase di sperimentazione e messa a punto di nuovi servizi di trasmissione di informazioni e testi (e.g. document-delivery, distribuzione di testi in rete, etc.), al fine di metterli poi a disposizione degli associati
• a proporre autonomamente, ovvero in cooperazione con altre organizzazioni, progetti di ricerca finalizzati alla gestione di servizi bibliotecari, alla catalogazione dei volumi, alla creazione di reti informatiche per la diffusione di informazioni, etc. che consentano di accedere a finanziamenti erogati dal Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca, dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali, dall'Unione Europea, nonché da altri enti o soggetti sia pubblici sia privati;
• a condividere risorse e sviluppi locali dei software Ex Libris tra i membri dell’Associazione pubblicizzandone l’esistenza attraverso il sito dell’Associazione;
• ad armonizzare le richieste di sviluppo dei software e la standardizzazione nell'utilizzo delle relative funzioni, in ambito nazionale, facendosene portavoce sia nei confronti di Ex Libris sia nei confronti del Consorzio Internazionale degli Utenti Ex Libris ("IGeLU - International Group of Ex Libris Users");
• a rappresentare la comunità degli utenti italiani attraverso i delegati degli enti nei rapporti con Ex Libris.

Per le finalità sopra indicate l'Associazione potrà:

• perfezionare accordi o contratti per ricerche, indagini, studi di fattibilità nel settore della informatizzazione dei servizi bibliotecari;
• svolgere direttamente attività di ricerca per la messa a punto di progetti finalizzati nello stesso settore;
• svolgere attività di raccolta di fondi e finanziamenti necessari al conseguimento degli obiettivi istituzionali, da soggetti pubblici e privati.

L'Associazione potrà inoltre compiere ogni atto e concludere ogni contratto od operazione necessario ed opportuno per il raggiungimento degli scopi sopra specificati.

L'Associazione, comunque, non potrà svolgere attività che, per la loro continuità, comportino l'esercizio di attività d'impresa.

L'Associazione avrà durata sino al raggiungimento degli scopi statutari ed è pertanto costituita a tempo indeterminato e comunque almeno fino al 31 dicembre 2040.

Ogni Associato ha la facoltà di recedere dall'Associazione, senza che alcuna penale sia dovuta, dandone comunicazione, con preavviso di almeno un mese, mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, indirizzata al Presidente.

L'Associazione è costituita da tutti i soggetti pubblici e privati che vorranno progressivamente aderirvi, tenuto conto del carattere "aperto" dell'Associazione.

Possono aderire all'Associazione istituzioni, società, enti pubblici o privati che abbiano acquistato uno o più software prodotti da Ex Libris per l'automazione dei propri servizi bibliotecari, singolarmente o tramite consorzio. La richiesta scritta, indirizzata al Presidente dell’associazione impegna i richiedenti ad osservare le norme del presente statuto, ad approvarne la disciplina e a condividerne gli obiettivi.

Le modalità operative per l' adesione sono approvate dall'Assemblea.

La qualifica di Associato è subordinata al pagamento di una quota annuale.

Tutti gli associati hanno parità di diritti, indipendentemente dalla tipologia e dal numero di prodotti acquistati. A ciascuno Associato spetta il diritto ad esercitare un solo voto, nelle deliberazioni dell'organo assembleare, indipendentemente dal numero di prodotti acquistati.

L'Associazione non ha scopo di lucro.

Il patrimonio dell'Associazione è costituito dalla quota di partecipazione dei soci e da altri proventi di diversa natura, oblazioni, finanziamenti e fondi finalizzati alla realizzazione di specifici progetti erogati dal Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca, dal Ministero per i Beni e le Attività Culturali, dall'Unione Europea, nonché da altri enti o soggetti sia pubblici sia privati.

Il versamento di contributi ordinari o straordinari, non previsti al momento dell'adesione, è subordinato ad apposita delibera dei competenti organi degli Enti associati nel caso in cui si superino i limiti di spesa che, secondo il regolamento dell'Ente associato, competono al responsabile del pagamento.

Tali fondi potranno essere gestiti dall'Associazione stessa, ove questa conduca l'attività di ricerca in proprio direttamente, ovvero essere assegnati agli Enti associati coinvolti nello sviluppo dei singoli progetti in misura proporzionale alle attività da questi rispettivamente svolte.

Gli organi dell'Associazione sono:

• l'Assemblea degli Associati;
• il Comitato di Coordinamento;
• il Presidente.

L'Assemblea è costituita da tutti gli Associati che intervengono, con diritto di voto, attraverso un proprio rappresentante.

A ciascun Associato spetta il diritto ad esercitare un solo voto, nelle deliberazioni dell'organo Assembleare.

È presieduta dal Presidente dell'Associazione.

L' Assemblea provvede a:

• eleggere il Comitato di Coordinamento;
• eleggere il Presidente;
• deliberare in merito a modifiche di statuto ed eventuale scioglimento dell'Associazione (con nomina del liquidatore);
• deliberare in merito alle modalità di associazione, di esclusione e di recesso;
• approvare il piano annuale di attività con relativo preventivo di spesa e il bilancio consuntivo;
• deliberare in merito all'ammontare della quota annuale di cui all'art. 4;
• deliberare in merito alle strategie di intervento, alle linee di azione per il perseguimento degli obiettivi dell'Associazione ed alle attività il cui svolgimento è affidato ad altri enti che operano per conto di Itale.

L'Assemblea è convocata almeno due volte all'anno dal Presidente per l'approvazione del piano annuale di attività, del relativo preventivo di spesa e del bilancio consuntivo.

L'Assemblea, che può svolgersi anche in modalità telematica, è validamente costituita quando è presente la metà più uno degli aventi diritto al voto.
Il Rappresentante dell’ente Associato, impossibilitato a partecipare all’Assemblea, può delegare alla votazione altro Rappresentante o il Presidente.
L'Assemblea è convocata dal Presidente, con avviso spedito per posta o e-mail almeno cinque giorni lavorativi prima di quello fissato per la riunione e con l'indicazione degli argomenti posti all'Ordine del Giorno.
Mancando l'iniziativa del Presidente, l'Assemblea può essere convocata da tanti associati che rappresentino almeno un terzo del numero complessivo degli aderenti all'Associazione.

L'Assemblea delibera a maggioranza relativa dei presenti con diritto di voto.
Nel caso di modifiche statutarie, è necessaria la presenza di almeno  due terzi degli associati.

In caso di mancato raggiungimento del numero legale di partecipanti, l'Assemblea viene aggiornata, in seconda convocazione, per un tempo non inferiore a 48 ore.
L'Assemblea in seconda convocazione è validamente costituita qualunque sia il numero di associati presenti; essa delibera a maggioranza assoluta dei votanti salvo nel caso di modifiche statutarie per cui è necessaria la presenza di almeno due terzi degli associati.

L'aggiornamento dell'Assemblea può essere previsto in sede di convocazione, altrimenti comunicato via fax e/o via e-mail agli Associati.

Il Comitato di Coordinamento è composto da cinque membri, dei quali uno è il Presidente e, per il termine di un anno, dal Presidente uscente.

In caso di parità, il voto del Presidente viene considerato doppio.

Il Comitato è eletto dall'Assemblea a scrutinio segreto.

Possono far parte del Comitato rappresentanti degli enti associati regolarmente iscritti all'Associazione.

Il Comitato rappresenta i bisogni degli associati riguardo a tutti i prodotti Ex-Libris, assume iniziative per promuovere gli scopi ed obiettivi dell’Associazione ed è responsabile dei compiti assegnatigli dall’Assemblea dei Membri. In particolare:

• mantiene i rapporti con gli altri Gruppi Nazionali e rappresenta l'Associazione nell'ambito dell'IGeLU Annual Meeting;
• attua le delibere dell'Assemblea sulle linee operative e gestionali dell'Associazione ed esercita i compiti ed i poteri specificatamente attribuitigli e delegatigli dall'Assemblea;
• esercita i compiti ed i poteri specificatamente attribuitigli e delegatigli dall'Assemblea, con funzioni di coordinamento di attività ed iniziative dell'Associazione;
• è responsabile per l'organizzazione degli incontri annuali ed ha supervisione generale sulle attività dell'Associazione negli intervalli fra gli incontri ufficiali;
• supervisiona l’attività dei gruppi di lavoro;
• mantiene un database degli iscritti;
• redige il verbale delle riunioni dell'Assemblea degli associati e lo firma congiuntamente al Presidente;
• pubblica sul sito web dell'Associazione i verbali delle Assemblee nonché gli atti e la documentazione relativa ad attività, convegni, seminari organizzati dall'Associazione;
• mantiene l'archivio dell'Associazione.

Il mandato dei membri del Comitato ha durata triennale e non può essere rinnovato per più di tre mandati consecutivi.

Due mesi prima della scadenza del mandato, il Comitato invita tutti gli associati a indicare i nominativi dei rappresentanti disponibili a essere eletti nel Comitato succe

Il Presidente è eletto dall'Assemblea degli Associati. Il Presidente:

• rappresenta legalmente l'Associazione di fronte ai terzi ed in giudizio;
• presiede l'Assemblea degli associati;
• presiede il Comitato di Coordinamento;
• stipula eventuali convenzioni tra l'Associazione ed altri Enti (pubblici o privati);
• convoca le riunioni dell'Assemblea;
• redige il piano annuale di attività e relativa previsione di spesa ed il bilancio consuntivo;

Il Presidente, in caso di urgenza, prende ogni provvedimento di competenza dell'Assemblea e del Comitato di Coordinamento, sottoponendolo poi a questi, per la ratifica, nell'adunanza immediatamente successiva.

Il mandato del Presidente ha durata triennale e non può essere rinnovato per più di tre mandati consecutivi. In caso di assenza o altro impedimento, il Presidente è sostituito dal Vicepresidente da lui stesso designato fra i membri del Comitato.

Per svolgere la propria attività e perseguire i propri obiettivi ITALE si organizza in Gruppi di Lavoro per uno o più prodotti Ex Libris, o per sviluppare interessi specifici.

Il Comitato può proporre la formazione di gruppi di lavoro e richiedere la disponibilità degli associati a prendervi parte.

La formazione dei gruppi di lavoro per sviluppare interessi specifici è lasciata alla libera iniziativa degli associati, ma ogni nuovo gruppo di lavoro, al momento della sua costituzione, è tenuto a informare il Comitato in merito alla propria composizione ed agli obiettivi che si propone.

Ogni gruppo di lavoro sceglie al proprio interno un coordinatore che è responsabile per:

• l’organizzazione generale delle attività del gruppo di lavoro;
• mantenere informato il Comitato di Coordinamento sull’evoluzione dei lavori;
• presentare annualmente all’Assemblea dei soci l’attività svolta dal gruppo di lavoro;
• l’aggiornamento della relativa sezione del sito web

I gruppi di lavoro per singolo prodotto si occupano anche di seguire, in collaborazione con il Comitato di Coordinamento, le richieste di sviluppo e miglioramento dei singoli prodotti che provengono dai soci per la loro trasmissione all’Associazione internazionale degli utenti Ex Libris IGeLU.

Oltre a perseguire gli obiettivi definiti, i gruppi di lavoro partecipano alla stesura dei programmi degli incontri dell’Associazione.

Quando un Gruppo di lavoro cessa la sua attività è tenuto a segnalare  la  propria chiusura al Comitato.

Nel caso di cessazione di attività lo scioglimento è deliberato dall'Assemblea, che provvederà alla nomina del liquidatore.

Per quanto non previsto dal presente statuto, si rinvia all'articolo 36 e seguenti codice civile e, in quanto applicabili per identità di ratio, alle norme sulle associazioni riconosciute.